Построение отчетов

_images/scheme_3.png

После окончания загрузки данных можно приступать к их анализу и построению отчетов. Для этого в главном меню cистемы нужно нажать на плюсик в строке “Отчеты”.

_images/ap_61.png

Откроется страница конструктора отчетов.

Для просмотра списка графиков и отчетов, существующих в системе на настоящий момент, нужно кликнуть в меню по пункту “Отчеты”.

_images/ap_01.png

По клику на название из списка откроется страница отчета в режиме просмотра. Подробнее о режиме просмотра отчетов см. Просмотр отчетов и редактирование данных.

Страница конструктора отчетов

На открывшейся странице есть верхнее меню с кнопками, позволяющими:

  • построить отчет
  • просмотреть информацию об ошибках при построении отчета
  • очистить страницу работы с отчетами (начать строить новый отчет)
  • открыть уже существующий в системе отчет
  • сохранить отчет
  • задать настройки отчета
  • развернуть отчет на весь экран
  • экспортировать отчет в файл xls
  • свернуть/развернуть строки в отчете
  • перейти к просмотру/редактированию отчета
  • удалить отчет
  • открыть соответствующую страницу документации
_images/ap_02.png

И две области — левая, более узкая, для выбора показателей для отчета и правая, занимающая основную часть экрана, для работы с отчетом. В правой области — три контейнера — для заголовков строк отчета(слева), для заголовков столбцов отчета(сверху) и для общих фильтров на весь отчет (в левом верхнем углу), и основное рабочее поле, в котором отображается отчет.

_images/ap_03.png

Источники данных и аналитические признаки

В левой области по кнопке “Выбрать показатели” в выпадающем списке показаны все показатели-источники данных, существующие в системе. Как источники данных рассматриваются только числовые показатели (тип значений “Число”, “Дробное десятичное”, “Целое”). Остальные показатели — аналитические признаки источников данных.

_images/ap_04.png

Все данные могут рассматриваться и анализироваться в разрезе аналитических признаков. Как аналитические признаки источника рассматриваются все показатели с типами “справочник” и “период”, которые загружались в одной таблице с данным источником. А также все такие (с типами “справочник” и “период”) показатели, которые загружались в одной таблице с любым из аналитических признаков источника данных — это будут аналитические признаки “по цепочке”.

Выбор показателей для отчета

После нажатия на любой из источников данных (в выпадающем списке “Выбрать показатели” проставится галочка), показатели попадают в поле выбора, расположенное под кнопкой “Выбрать показатели”. Вместе с источником в это поле добавляются все его аналитические признаки.

_images/ap_05.png

Источники данных подсвечены голубым, аналитические признаки — зеленым. Аналитические признаки сгруппированы под источником данных, к которому они относятся. Если у аналитических признаков источника существуют свои аналитические признаки, они сгруппированы под признаком-началом цепочки.

Для скрытия/раскрытия списка аналитических признаков любого из показателей, нужно нажать на иконку папочки слева от его названия.

При наведении курсора мыши на любой из источников, выделяется он и все его аналитические признаки. Аналогично и при наведении курсора на аналитический признак, выделяется он и все источники данных, для которых этот признак указан как аналитический.

_images/ap_06.png

Убрать источник данных из поля выбора можно нажав на крестик в правом верхнем углу области с названием показателя. Вместе с источником удалятся все сгруппированные под него аналитические признаки. Удалить отдельно аналитический признак невозможно.

_images/ap_47.png

Построение простейшего отчета

Для построения отчета необходимо сначала задать структуру его строк и столбцов, добавив нужные источники данных и аналитические признаки в контейнеры для заголовков столбцов и строк. Для добавления источника или признака в один из контейнеров его нужно схватить и перетащить на плюсик в нужном контейнере.

_images/ap_07.png

Для того, чтобы скопировать уже выбранный заголовок со всеми настройками и вложенными заголовками, нужно нажать на клавиатуре кнопку Ctrl (Cmd) и повторно перетащить мышкой заголовок на нужный плюсик.

_images/ap_78.png

Важно обратить внимание на то, что у каждой ячейки отчета должен быть один и только один источник данных, таким образом источники данных для отчета могут располагаться либо только в заголовках строк, либо только в заголовках столбцов. Количество источников данных в отчете не ограничено.

Аналитические признаки могут располагаться и в заголовках строк, и в заголовках столбцов, и во внешнем фильтре на весь отчет. Но при этом не должно существовать ни одной ячейки в отчете, у которой нет источника данных.

Признаки можно перетаскивать из столбцов в строки и обратно. При этом, добавлять в контейнер их нужно либо через область с плюсиком, либо под другие источники/признаки (см. Отчет со сложной структурой заголовков)

Перетаскивать источники данных из контейнера в контейнер нельзя. Их можно добавлять только в тот контейнер, куда был положен первый источник данных. Если необходимо снова выбрать, где в отчете будут располагаться источники, нужно удалить все находящихся в контейнерах источники данных.

Для удаления источника данных или аналитического признака из контейнеров нужно перетащить его за пределы контейнеров.

Для полной очистки поля заголовков строк или столбцов нужно нажать на соответствующую область с мусорным ведром.

_images/ap_08.png

Для полной очистки всей панели нужно нажать на кнопку “Новый отчет”, расположенную в верхнем меню страницы. Это действие требует подтверждения во всплывающем окне в случае, если последние внесенные в структура отчета изменения не были сохранены.

Настройка источников данных

После добавления в заголовки источника данных, можно провести некоторые настройки его отображения в отчете. Для этого нужно кликнуть левой кнопкой мыши по символу “сигма” (Σ) справа от названия показателя.

_images/ap_82.png

В появившемся окошке есть кнопка настроек, по которой можно:

_images/ap_83.png
  • если источник является заголовком строки — включить/отключить отображение суммарных данных по показателю (только для сгруппированных заголовков строк, см. Группировочные заголовки строк)
  • если источник является заголовком столбца — включить/отключить отображение итоговых столбцов по показателю (только для сгруппированных заголовков столбцов, см. Итоговые заголовки столбцов)

Кроме того, можно указать функцию, по которой будет вычисляться показатель в этом отчете, если для него не были заданы формулы его вычисления через другие показатели (см. Вычисления).

По умолчанию всем источникам проставляется функция “Сумма” — то есть в ячейке выводится сумма всех содержащихся в системе данных с указанными признаками.

Чтобы изменить функцию, нужно в селекте “(fx)” выбрать нужную функцию.

_images/ap_10.png

Доступные функции:

  • “Сумма”
  • “Количество”
  • “Минимум”
  • “Максимум”
  • “Среднее”
  • “(без формулы)”

Более подробно про функции агрегации показателей смотрите в разделе Функции в отчетах (агрегация) настоящей инструкции.

Если у источника данных есть формулы его вычисления через другие показатели, то селект “(fx)” будет неактивным, с выбранным значением “(без формулы)”.

_images/ap_67.png

Для закрытия окна настройки источников данных нужно нажать крестик в его правом верхнем углу.

Настройка фильтров

Также необходимо выбрать значения каждого из аналитических признаков, для которых нужно выводить данные. Для этого нужно нажать на иконку фильтра справа в поле с названием признака.

_images/ap_11.png

Во всплывшем окошке нужно выбрать одно или несколько значений признака. На каждое значение признака будет создаваться отдельная строка/столбец.

Если показатель является справочником, то во всплывающем окне появляется список всех элементов справочника и нужно проставить галочку в чек-боксе у каждого из элементов, которые нужно отобразить в отчете. Прямо под названием показателя указано количество выбранных элементов и общее число элементов. Правее — три иконки — выбрать все элементы справочника/сбросить выбор, открытие строки поиска по элементам справочника, создание новых элементов справочника (см. Работа с показателями).

_images/ap_12.png

Если тип показателя “период”, то во всплывающем окне появляется календарик. Слева в столбце - все возможные виды периодов (от дня до года и сельскохозяйственного года). По клику на нужном названии выбирается вид периода. Далее, в самом календаре, указывается конкретный период. В шапке календаря стрелочками влево-вправо листаются вперед и назад периоды.

_images/ap_13.png

По нажатию на название периода происходит поднятие на уровень — вместо месяца отображается год с названиями всех месяцев, вместо года — десятилетие. По нажатию на название периода в основном поле календаря он либо добавляется в выбранные, если название периода соответствует выбранному типу периода, либо опускается на уровень в детализации календаря. Все выбранные периоды указываются в поле справа от календаря и отмечаются синим цветом в самом календаре. Чтобы выбрать несколько периодов, нужно либо несколько раз нажать на нужные периоды, либо, если нужно выбрать ряд периодов, выбрать начало ряда, зажать кнопку Shift на клавиатуре, и выбрать конец. Последний вариант работает только для периодов типа “день”

Если периоды идут подряд, они автоматически объединяются в диапазон, но для каждого отдельного периода все равно создается отдельная строка/столбец. Для удаления выбранных периодов можно нажать еще раз на выбранные (синие) или нажать на крестик в правом поле у ненужного периода.

Так же, как у заголовков-источников, у заголовков фильтров есть ряд настроек, доступных по иконке с тремя полосками в левом верхнем углу настройки заголовка.

_images/ap_84.png

Там можно:

Кроме того, возможна сложная настройка условий для фильтров, если у показателя-фильтра есть свои аналитические признаки (см. Условия на показатели по цепочке).

Для удобства работы со значениями признаков можно изменять размер окошка, растягивая его мышью за правый нижний угол.

Для закрытия окна настройки аналитических признаков нужно нажать крестик в его правом верхнем углу. После выбора значений признак станет зеленым.

После добавления источников и признаков в столбцы и строки и выбора всех нужных значений можно построить отчет. Для этого нужно нажать кнопку “Построить отчет” в верхнем левом углу страницы.

_images/ap_14.png

Если эта кнопка серая (неактивна), значит какой-то из признаков не указан или созданная структура некорректна (например, не указан источник данных, или пересекаются фильтры). Уточнение можно прочитать, нажав на оранжевую кнопочку со знаком вопроса, расположенную справа от кнопки “Построить отчет”.

_images/ap_15.png

Построение большого отчета может занять некоторое время.

Настройка отображения отчета

Отчет будет построен в самой большой области страницы, под контейнером заголовков столбцов.

_images/ap_16.png

Для удобства просмотра данных в отчете возможна сортировка отчета по любому из столбцов. Для этого нужно кликнуть левой кнопкой мыши по заголовку столбца, по которому необходима сортировка. Рядом с названием заголовка появляется стрелочка. Вверх — сортировка по возрастанию, вниз — по убыванию).

_images/ap_17.png

Также, можно изменять ширину и высоту заголовков столбцов, ширину заголовков строк. Для этого нужно навести курсор мыши на правую или нижнюю границу заголовка и, зажав левую кнопку мыши, подвинуть границу в нужную сторону.

_images/ap_18.png

Не нужные в данный момент столбцы можно скрыть. Это делается уменьшением его ширины до минимального размера.

_images/ap_19.png

Раскрытие скрытых столбцов осуществляется нажатием на синюю стрелочку на соседнем слева столбце от скрытого.

_images/ap_20.png

Все эти настройки будут сохранены по нажатию на кнопку “Сохранить” и закреплены за конкретным отчетом. Теперь этот отчет каждый раз будет строиться с заданными настройками ширины/высоты заголовков и сортировки.

_images/ap_21.png

Если источники данных в отчете расположены в заголовках столбцов, то под заголовками столбцов появятся фильтры. Эти фильтры предназначены для быстрого поиска нужных записей и не сохраняются в отчете. Подробнее см. в разделе Просмотр отчетов и редактирование данных.

_images/ap_89.png

Если необходима работа с большим отчетом со сложной структурой заголовков строк или столбцов (см. Отчет со сложной структурой заголовков), можно открыть такой отчет на весь экран при помощи иконки с расходящимися стрелочками в верхнем меню страницы. По повторному нажатию на эту кнопку, страница будет возвращаться к своему привычному виду.

_images/ap_22.png

Если необходимо отображать в отчете только строки с данными, скрывая пустые строки, можно в общих настройках отчета (иконка с шестеренкой в верхней панели меню страницы) сделать активным чек-бокс “Пропускать пустые строки”. Аналогично можно скрывать пустые столбцы.

_images/ap_23.png

Там же можно включить возможность редактирования данных в отчете (чек-бокс “можно редактировать”). Редактирование данных доступно в режиме просмотра отчета (см. Просмотр отчетов и редактирование данных).

Внешние фильтры отчета

Если один или несколько аналитических признаков (общих для всех источников в отчете) хочется зафиксировать на одном значении, и в таблице его показывать не нужно, то можно сделать его внешним фильтром. Для этого этот признак нужно положить в левый верхний контейнер, обозначенный большой серой воронкой.

_images/ap_24.png

Выбор значения происходит аналогично выбору для признаков, расположенных в заголовках. Значение в данном случае будет одно, и при выборе какого-либо другого предыдущее сбросится.

Так же, как и для фильтров в заголовках строк или столбцов, в фильтрах на весь отчет можно задать ряд настроек. Для этого нужно кликнуть по иконке с тремя горизонтальными полосками в левом верхнем углу настройки фильтра.

_images/ap_81.png

Там можно:

  • сделать фильтр параметром
  • если это фильтр типа “период” — разрешить динамический сдвиг значений фильтра (см. Динамические периоды)

Если фильтр отмечен как параметр, его значения можно будет изменять в режиме просмотра и редактирования и быстро перестраивать отчет с нужными значениями показателей-фильтров(см. Просмотр отчетов и редактирование данных).

У отчета может быть неограниченное число внешних фильтров. Все они соединяются между собой логическим выражением “И”. Фильтров-параметров также может быть неограниченное количество.

Динамические периоды

В системе есть возможность настройки динамического изменения периодов, используемых в качестве фильтров в отчете. Функция доступна как для фильтров-заголовков (строк или столбцов), так и для общих фильтров на весь отчет.

Например, чтобы не перестраивать каждый день отчет для новых значений фильтра-периода, можно задать настройку такого фильтра и переключение на следующий день будет происходить автоматически.

Для этого нужно при настройке значений фильтра-периода в левом верхнем углу всплывающего окна нажать кнопку настройки и отметить галочкой чек-бокс “Сдвигать с шагом”.

_images/ap_58.png

Далее, в выпадающем списке, выбрать с каким шагом (как часто) нужно изменять значение периода. Изменение значения периода в отчете происходит в начале типа периода, указанного в выпадающем списке.

_images/ap_59.png

Например:

Если тип периода в отчете “день”, и в выпадающем списке отмечено сдвигать с шагом “день”, то ежедневно значение периода будет сдвигаться на один день вперед. То есть, если при создании отчета вы вывели в нем данные за вчерашний день, то вы каждый раз будете видеть данные за день, предшествующий текущему.

Если тип периода в отчете “день”, и в выпадающем списке отмечено сдвигать с шагом “месяц”, то каждый месяц значение периода будет сдвигаться на месяц вперед. То есть, если вы в июне построили отчет с данными за 5 июня, то вы всегда будете видеть отчет за 5 число текущего месяца. Переключение значения фильтра-периода с 5 июня на 5 июля произойдет 1 июля.

В случае со сдвигом на шаг “неделя” переключение будет происходить каждый понедельник.

В случае со сдвигом на шаг “год” переключение будет происходить каждое 1 января. И так далее.

Аналогично будет происходить и смещение для более крупных периодов.

Для отключения сдвига периода в отчете нужно снять галочку из чек-бокса “Сдвигать с шагом”.

_images/ap_60.png

Отчет со сложной структурой заголовков

В системе возможно создание отчетов со сложной иерархией заголовков как строк, так и столбцов. Для этого предусмотрена возможность группировки источников данных и аналитических признаков друг под друга. Также, можно группировать друг под друга несколько аналитических признаков, если необходимо, чтобы они одновременно применялись к какой-то ячейке.

_images/ap_25.png

Для добавления заголовка во второй уровень, его нужно навести на уже существующий (при этом существующий заголовок подсветится красным) и отпустить — он добавится в дочерние, тем самым обеспечится одновременное применение обоих признаков или признака и источника.

Под каждый уровень можно сгруппировать неограниченное количество источников или признаков следующего уровня.

_images/ap_26.png

Количество уровней вложенности также не ограниченно.

В случае, если в заголовках строк (или столбцов — не важно) были сгруппированы друг под друга два фильтра — “Магазины” с выбранными значениями “магазин А”, “магазин В”, “магазин С”; и под ним — “Период” с выбранными значениями “01.02.2014”, “02.02.2014” и “03.02.2014”, то структура заголовков в отчете будет выглядеть таким образом:

  • магазин А
    • 01.02.2014
    • 02.02.2014
    • 03.02.2014
  • магазин В
    • 01.02.2014
    • 02.02.2014
    • 03.02.2014
  • магазин С
    • 01.02.2014
    • 02.02.2014
    • 03.02.2014

Группировочные заголовки строк

Для удобства работы с отчетом с большим числом строк (при наличии иерархической структуры заголовков) возможно массовое скрытие/раскрытие группировочных заголовков строк при помощи иконок “+” и “-” в меню над таблицей формы (большой “+” - полное раскрытие, маленький “+” - раскрытие следующего уровня, аналогично “-” для скрытия).

_images/ap_27.png

Кроме того, возможно скрытие/раскрытие отдельных подзаголовков при помощи пиктограмм “+” или “-” рядом с названием заголовка строки

_images/ap_28.png

При построении отчета со сложной структурой заголовков строк в группировочные строки могут автоматически выводиться значения, соответствующие этим заголовкам.

_images/ap_55.png

Управление содержимым группировочных строк осуществляется в настройках соответствующего заголовка строки в пункте “Итоговые значения”. По умолчанию выбран вариант “Не показывать” итоговые значения в группировочных строках.

_images/ap_93.png

Если выбрать вариант “Без учета фильтров дочерних заголовков” и перестроить отчет, то в группировочной строке будут выведены такие значения, как если бы под ней не было вложенных заголовков.

_images/ap_94.png

Вариант “С учетом фильтров дочерних заголовков” означает, что в группировочной строке будет выводиться итоговое значение только по вложенным строкам.

_images/ap_95.png

Опция отображения данных в группировочном заголовке строки доступна на всех уровнях вложенности заголовков строк, кроме последнего, но только в случае, если для каждой ячейки отчета может быть однозначно определен единственный источник. То есть, источник (источники) данных в отчете должен располагаться или в заголовках столбцов, или, если он расположен в заголовках строк, то источник должен быть верхним уровнем вложенности.

Если источник данных расположен в заголовках строк на нижнем уровне вложенности, ни в одном заголовке строки (того же дерева заголовков) нельзя будет снять галочку из чек-бокса “без значений заголовке”, поскольку для группировочных строк не будет определен показатель (он находится в “дереве” на других “ветках”).

Если источник данных расположен в заголовках строк на промежуточном уровне, то отображение данных в группировочных строках возможно в уровне источника и во всех уровнях ниже.

Включить и выключить эту опцию можно на любом из уровней вложенности и на любой их комбинации (при соблюдении правил, описанных выше).

Итоговые заголовки столбцов

Так же, как при работе с заголовками строк, сгруппированными друг под друга, есть возможность выводить в отчет итоговые группировочные столбцы.

Итоговый столбец отобразится справа от источника и сгруппированных под него признаков, и в нем покажутся значения для источника, на которые не применяется вложенный признак. Например, если у показателя выбрана автоматическая функция “Сумма”, то в итоговом заголовке будет показана сумма по всем значениям вложенного признака.

Опция включается в настройках показателя в контейнере заголовков столбцов (иконка справа от названия показателя, в открывшемся окошке — кнопка в левом верхнем углу) и называется “Итоговые значения”.

_images/ap_97.png

По умолчанию выбран вариант “Не показывать”.

При выборе варианта “Без учета фильтров дочерних заголовков” в итоговый столбец будет выводиться значение, которое покажется у источника, если под него не добавлять признак. И, как и в случае с группировочными заголовками строк, оно не зависит от того, сколько значений признака выбрано при построении.

_images/ap_96.png

На картинке ниже можно видеть, что значения в итоговом столбце не равны сумме значений по выбранным категориям.

_images/ap_98.png

Если в “Итоговых значениях” выбрать вариант “С учетом фильтров дочерних заголовков”, то как и в случае с группировочными заголовками строк, итоговое значение будет вычисляться с применением вложенных фильтров.

_images/ap_99.png

На примере ниже видно, что теперь значения в итоговом столбце равны сумме значений в выбранных категориях.

_images/ap_100.png

В итоговом столбце считается та же функция, которая выбрана для источника. Например, если выбрано “Среднее”, то и в итоговом столбце будет выведено среднее значение.

_images/ap_101.png

Если структура заголовков столбцов имеет больше двух уровней, то эту опцию можно включить на любом, кроме самого нижнего, при условии, что выше настраиваемого заголовка есть источник значений (либо если источники данных в отчете расположены в заголовках строк).

Например, если под источник сгруппировано два признака, то включить итоговый столбец можно на верхнем и втором уровне, как по отдельности, так и одновременно.

_images/ap_64.png _images/ap_66.png

Фильтр “один из”

По умолчанию каждому значению фильтра в заголовке строк/столбцов соответствует отдельная строка/столбец в отчете.

_images/ap_90.png

Если в настройках фильтра поставить галочку в чек-боксе “Фильтр “один из””, то в одну ячейку будут попадать все записи, удовлетворяющие хотя бы одному из условий этого фильтра.

_images/ap_91.png _images/ap_92.png

Если после применения данной опции ячейка окрасилась в оранжевый цвет, значит в формуле источника необходимо указать функцию обработки множественных значений (см. Обработка множественных значений).

Условия на показатели по цепочке

Если у значений одного или нескольких признаков тоже есть какие-либо признаки, то по ним тоже можно фильтровать данные в отчете.

Для этого нужно открыть окно настроек аналитического признака, нажав на шестеренку справа от названия, и нажать на плюсик рядом с серым названием показателя.

_images/ap_33.png

Покажется поле для ввода, куда можно ввести название нужного признака. По мере набора названия выпадающий список будет ограничиваться, и в этом списке можно выбрать нужный признак. Для отмены добавления признака можно нажать на рыжий крестик в той же строке или просто закрыть окошко показателя.

_images/ap_34.png

После выбора признака рядом с серым названием показателя покажется название только что выбранного признака. Получится цепочка из двух звеньев — двух показателей. При этом у второго признака обязательно выбрать хотя бы одно значение, иначе отчет построен не будет.

В столбце с таким заголовком будут показываться только те значения первого показателя в цепочке, которые удовлетворяют второму признаку в цепочке.

_images/ap_35.png

То есть, если у показателя-фильтра “Товары” по цепочке задано условие “Бренд” и выбрано значение Apple, то в отчете будут выведены все товары из справочника товаров, у которых в качестве брендов указан “Apple”, а товары других фирм-производителей в отчет не попадут.

После этого окошко можно закрыть, а отчет — перестроить.

Для того, чтобы убрать признак по цепочке, нужно нажать на серую стрелочку в той же строке показателей.

_images/ap_36.png

Динамические отчеты

В аналитической панели можно строить не только отчеты в виде таблиц, но и в виде списков (реестров) — динамические отчеты. Для табличных отчетов необходимо задать и заголовки столбцов, и заголовки строк (см. Построение простейшего отчета и Отчет со сложной структурой заголовков). В динамических отчетах задаются только заголовки столбцов.

Динамические отчеты нужны, например, если вы точно не знаете, для каких значений аналитических признаков нужно построить таблицу, и нужно показать все те, для которых есть значения.

Для построения таких отчетов все источники и аналитические признаки должны находиться в заголовках столбцов.

_images/ap_29.png

Если значения аналитических признаков, для которых нужно построить отчет точно не известны, то их необходимо просто добавить в заголовки столбцов без настройки (они останутся серыми).

_images/ap_30.png

Если значения аналитических признаков известны, то, аналогично построению табличного отчета, их нужно указать в настройках показателя.

Динамический отчет автоматически пропускает пустые строки, т.е. показывает только те значения признаков, для которых есть хотя бы одно значение в его строке.

В динамическом отчете, как и в простом табличном отчете, можно группировать источники и признаки друг под друга. Группировать аналитические признаки под признаки в заголовках столбцов в таком отчете нельзя. Но эта проблема решается настройкой “Группировочный” у избранных заголовков столбцов.

Группировочные заголовки столбцов в динамических отчетах

Построенный динамический отчет можно сгруппировать по какому-либо аналитическому признаку (или по нескольким), чтобы было удобнее его просматривать. Для этого в настройках заголовка (шестеренка рядом с его названием) нужно поставить галочку напротив настройки “Группировочный”, которая появляется по нажатию на кнопку настроек во всплывающем окне.

_images/ap_31.png

После перепостроения отчета по кнопке “Построить отчет”, строки сгруппируются по выбранному признаку.

_images/ap_32.png

Группировка по источникам данных невозможна.

Сохранение отчетов

Для сохранения отчета в системе необходимо ввести его название в поле “Введите название отчета” в верхней панели меню. После этого нужно нажать кнопку “Сохранить” рядом с этим полем.

_images/ap_37.png

После того, как отчет сохранен, можно изменять его структуру. Без повторного нажатия кнопки “Сохранить”, отчет будет всегда открываться в том виде, в котором вы его сохранили.

Если нужно сохранить копию текущего отчета, можно в выпадающем меню по стрелочке вниз рядом с кнопкой “Сохранить” выбрать “Сохранить как новый”. И отчет сохранится как новый, с тем названием, которое написано в поле слева. Его можно поменять до сохранения или после (и снова сохранить).

_images/ap_38.png

Просмотр отчетов и редактирование данных

Для перехода в режим просмотра отчета нужно нажать на соответствующую иконку в верхнем меню страницы. На нее же нужно нажать для возвращения из этого режима к работе с отчетом в конструкторе.

_images/ap_42.png

Отличие этого режима от полноэкранного режима следующие:

  • в режиме просмотра и редактирование возможно редактирование существующих в системе данных
  • переход к просмотру/редактированию возможен только для уже сохраненного отчета
  • переход к просмотру/редактированию для уже сохраненного отчета возможны без построения отчета в конструкторе отчетов (по кнопке “Построить отчет”)
  • в режиме просмотра/редактирования отчета возможно изменение параметров отчета и его быстрое перестроение
  • при разворачивании отчета на весь экран не перезагружается страница конструктора отчета. Заданные в этом режиме сортировка, размеры заголовков можно сохранить как настройки по умолчанию для отчета
  • сортировка, размеры заголовков заданные в режиме просмотра/редактирования сбросятся при повторном открытии отчета

В режиме просмотра/редактирования возможно просматривать отчет, скрывая/раскрывая столбцы, изменяя сортировку, сворачивая/разворачивая строки (при нескольких уровнях вложенности в заголовках строк), изменяя размеры заголовков строк и столбцов. Все это делается так же, как в конструкторе отчетов. Однако, изменения, внесенные в отображение отчета в этом режиме сохранить невозможно.

_images/ap_44.png

Кроме того, в этом режиме при помощи drag’n’drop можно переставлять столбцы (в рамках одного уровня вложенности).

_images/ap_43.png

Для сброса всех указанных выше настроек к настройкам по умолчанию, нужно нажать в верхней панели меню иконку с крестиком (“Сброс настроек размеров заголовков и порядка столбцов”). При этом отчет будет полностью перестроен.

_images/ap_45.png

Если нужно только обновить данные в отчете, не сбрасывая настройки отображения отчета к настройкам по умолчанию, нужно нажать на иконку “Обновить отчет” в верхней панели меню.

_images/ap_46.png

В тех отчетах, где источники данных расположены в заголовках столбцов, появляются фильтры под заголовками столбцов. Ввод значений в них позволяет быстро получить нужные записи.

_images/ap_85.png

Для того, чтобы воспользоваться фильтром, нужно установить курсор мыши в поле фильтра, ввести (или выбрать из списка) интересующее значение и нажать кнопку “Enter” или просто кликнуть мышью за пределами отчета.

Для числовых значений фильтр состоит из двух ячеек, в которые можно ввести нижнюю и верхнюю границы диапазона значений.

_images/ap_86.png

Фильтр по справочникам предоставляет возможность выбора нескольких значений. По клику на поле фильтра появится всплывающее окно, в котором можно отметить нужные элементы справочника. В поле фильтра появится информация о количестве выбранных значений.

_images/ap_87.png

Для того чтобы убрать фильтр, нужно кликнуть на крестик в правой части поля этого фильтра.

_images/ap_88.png

В случае, если в структуре отчета были заданы фильтры-параметры, над таблицей отчета будут отображены кнопки с названием такого фильтра и текущими его значениями, по которым построен отчет.

_images/ap_79.png

В случае с внешним фильтром можно выбрать только одно значение, если это фильтр-заголовок (строки или столбца), можно указывать несколько значений. В зависимости от количества выбранных значений будет меняться и количество строки или столбцов в отчете при его перестроении.

Для изменения значений параметра необходимо кликнуть левой кнопкой мыши по кнопке с названием параметра и в выпадающем окне выбрать нужные значения фильтра. После этого кнопка с измененным значением фильтра подсветится синим. Для пересчета отчета с учетом новых значений фильтра нужно нажать на иконку “Обновить отчет” в верхней панели меню.

_images/ap_80.png

После перестроения отчета кнопки с названием параметров снова станут серыми.

По клику левой кнопкой мыши на вычисленное значение появляется информация о его вычислении.

_images/ap_73.png

В открывшемся окне показана последняя операция в вычислениях, по клику на числа из этой операции откроются окна с промежуточными вычислениями, и так далее вплоть до исходных значений.

В случае, если в настройках отчета была проставлена галочка в чек-боксе “можно редактировать”, в режиме просмотра и редактирования можно изменять уже существующие в системе данные или вводить новые (ручной ввод, копирование, импорт из файлов Excel).

Для ручного ввода данных нужно кликнуть по ячейке. Она подсветится желтым, в ней появится курсор - можно вводить данные. Для перехода между ячейками можно использовать кнопки tab и enter на клавиатуре.

_images/ap_48.png

В системе предоставляется возможность вводить или редактировать исходные данные, также можно корректировать значения, вычисленные по формуле, но не агрегированные. Подробнее о различиях между формулами и агрегацией см. в разделе Вычисления.

Ячейки с вычисленными значениями подсвечиваются серым цветом и не активны для ввода. Значения в них пересчитываются после нажатия кнопки “Обновить” в верхнем меню.

_images/ap_71.png

Например, если изменить сумму продаж за один день,

_images/ap_70.png

то сумма продаж за месяц также изменится. Отредактировать сумму продаж за месяц нельзя, поскольку это агрегированное за месяц значение.

_images/ap_72.png

Для введенных данных по клику правой кнопкой мыши на ячейку доступна “История изменений” значения.

_images/ap_74.png

В истории изменений перечислены все значения данных, время и автор изменения.

_images/ap_75.png

Также возможно копирование данных при помощи кнопок Ctrl+C и Ctrl+V (из других отчетов, из таблиц MS Excel и т.д.).

Кроме того, можно импортировать в систему файлы MS Excel (.xls, .xlsx). Для этого нужно нажать на иконку “Импортировать данные из xls” в верхнем меню страницы. По нажатию на нее появится окошко, в котором нужно выбрать файл и нажать кнопку “Открыть”.

_images/ap_49.png

После этого в диалоговом окне нужно подтвердить импорт файла (кнопка “ОК”), отказаться от импорта (крестик) или сменить файл (иконка справа от названия загружаемого файла).

_images/ap_50.png

Все введенные или импортированные данные в системе сохраняются автоматически, без необходимости наживать кнопку сохранения, при переходе на следующую ячейку, либо при длительном отсутствии активности в ячейке. Сохранение большого числа данных после импорта или копипаста может занять некоторое время.

При сохранении данные проходят форматно-логический контроль. Данные, не удовлетворяющие типу показателя (текст для числового показателя, дробные числа для показателя типа “целое” и т.д.), не будут сохранены в системе.

В случае с импортом и копипастом, сообщение о не сохраненных данных выведется на экран во всплывающем окне. В ячейках, куда должны были попасть такие данные, останутся старые данные (если они там были; если данных не было, ячейки останутся пустыми).

При ручном вводе данных, ячейка с некорректными данными подсветится красной рамочкой.

_images/ap_51.png

Также в системе существует возможность отмены последних действий по вводу/вставке/импорту данных. Для этого нужно нажать иконку “Отменить последние изменения” на верхней панели меню страницы.

_images/ap_52.png

Справа от этой иконки находится иконка повтора последнего отмененного действия.

_images/ap_53.png

Если в просматриваемом отчете есть данные, которые должны вычисляться на основании введенных данных, они отобразятся на экране только после обновления отчета (по кнопке “Обновить отчет” в верхнем меню страницы).

_images/ap_46.png

Кроме того, в режиме просмотра и редактирования отчетов можно перейти к созданию или просмотру графиков по этому отчету (кнопка “Построить график” в верхнем меню, далее см. Визуализация данных).

_images/ap_54.png

Либо, по кнопке “Открыть отчет” — открыть в режиме просмотре и редактирования любой другой сохраненный ранее в системе отчет (см. Экспресс-анализ). Разумеется, редактирование будет возможно только если у этого отчета стоит соответствующая галочка в настройках.

Экспресс-анализ

В режиме просмотра отчета (Просмотр отчетов и редактирование данных) предусмотрена возможность экспресс-анализа выбранного значения. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой мыши на ячейку со значением и выбрать “Экспресс-анализ”

_images/ap_76.png

Выбранное значение вместе со структурой отчета (со всеми фильтрами и источниками, применяющимися к данной ячейке) будет открыто в конструкторе.

_images/ap_77.png

Загрузка существующих в системе отчетов

Перед полем для ввода названия отчета есть кнопка “Загрузить отчет” с папочкой.

_images/ap_39.png

Если на нее нажать, выпадет список всех сохраненных ранее в системе отчетов. По нажатию на выбранный отчет обновятся выбор показателей в левом поле и структура заголовков строк и столбцов. Для прорисовки таблицы отчета нужно нажать на кнопку “Построить отчет”.

_images/ap_40.png

Если последние настройки в работе с предыдущим отчетом не были сохранены, система попросит подтверждения открытия нового отчета. В этот момент можно будет отказаться и вернуться к работе со старым отчетом.