Работа со справочниками

В системе доступен функционал создания и редактирования справочников через интерфейс конструктора отчетов. Создание справочников (без их редактирования) возможно также через интерфейс конструктора реестров.

Редактирование существующих элементов справочника происходит через окошко добавления элементов справочника в строки или столбцы отчета.

_images/catalogs_20.png

Редактирование названий и создание новых справочников происходит в окне редактирования/создания новых показателей.

_images/catalogs_21.png

Редактирование элементов существующих в системе справочников

Для редактирования уже существующих в системе справочников необходимо на странице конструктора отчетов добавить показатель, берущий свое значение из справочника, который нуждается в редактировании, в заголовки строк или столбцов.

Для этого сначала необходимо его добавить на страницу работы с отчетом по кнопке “Выбрать показатели”. Поскольку показатель с типом значений “Справочник” не может быть источником данных в отчете, нужно добавить на страницу показатель, чьим аналитическим признаком является искомый показатель. Например, если нужно отредактировать показатель “Магазины”, нужно выбрать из списка показателей “Цена” или “Штуки” и тогда нужный показатель “Магазины” будет добавлен на страницу как их аналитический признак.

На странице конструктора реестров аналогичный функционал работы с элементами существующих справочников недоступен.

После этого, по нажатию на иконку фильтра справа от названия показателя, открыть окошко настройки показателя.

_images/catalogs_01.png

Добавление нового элемента

Для добавления в справочник нового элемента необходимо нажать на иконку с карандашом в правой верхней части окошка.

_images/catalogs_02.png

Появится текстовое поле, куда нужно ввести название нового элемента и после этого нажать кнопку Enter на клавиатуре, или иконку с плюсиком в правом конце текстового поля.

_images/catalogs_03.png

Для скрытия строки добавления новых элементов нужно повторно нажать на иконку с карандашом. Невозможно создание элементов с таким же названием, как у уже существующего элемента в этом справочнике.

_images/catalogs_04.png

Только что созданный элемент автоматически будет помечен галочкой в чек-боксе и включен в заголовки отчета. По клику в строке с его названием галочка из чек-бокса уберется, а вместе с ней и заголовок из отчета.

_images/catalogs_05.png

Сохранение нового элемента происходит автоматически после его добавления в список.

Изменение названия существующего элемента

Для изменения названия существующего элемента справочника нужно, после нажатия на иконку редактирования для всего справочника (с карандашом), нажать на иконку редактирования элемента — в правом конце строки с названием элемента.

_images/catalogs_06.png

Появится текстовое поле с текущим названием элемента, где его можно изменить. После изменения названия нужно нажать на кнопку “Enter” на клавиатуре, либо на иконку с галочкой в правом конце строки (тогда сохранится новое название и скроется строка редактирования элементов).

_images/catalogs_07.png

Если менять название выбранного для редактирования элемента не нужно, необходимо просто нажать на иконку с галочкой.

Важно внимательно отнестись к редактированию названий элементов тех справочников, в показатели по которым происходит загрузка данных через коннекторы. Если в источнике данных название осталось старым(“Магазин А”), а в системе изменилось на новое(“Магазин Б”), то возможны два варианта:

Первый — если в коннекторе разрешено добавление новых значений в справочник. Тогда будет создан новый элемент справочника (Магазин А). Ранее загружавшиеся данные для Магазина А в системе уже имеют свойство Магазин Б. И если их загрузят по второму разу, получится дублирование информации — одни и те же данные будут существовать в системе с признаком Магазин А и с признаком Магазин Б.

Второй — если в коннекторе не разрешено добавление новых значений в справочник. Данные просто не будут загружены. Система выдаст ошибку.

Создание элементов справочника с одинаковыми названиями невозможно (если в редактируемом справочнике существует элемент “ГУМ”, создать еще один “ГУМ” в этом справочнике нельзя).

Удаление элемента справочника

В режиме редактирования конкретного элемента справочника в правом конце строки с его названием кроме иконки-галочки, утверждающей внесенные изменения, появится иконка с мусорным ведром. По нажатию на нее выбранный элемент удаляется.

_images/catalogs_08.png

Это действие не требует подтверждения, однако, удалить элемент справочника, для которого существуют значения, или который используется в каком-либо отчете, невозможно.

_images/catalogs_09.png

Создание, редактирование, удаление справочников

При создании или редактировании показателей, берущих свое значение из справочника, может возникнуть необходимость создания нового справочника. Для этого нужно:

  1. открыть окно создания показателя или окно редактирования показателя с типом “справочник”
_images/catalogs_10.png
  1. если открыто окно создания показателя, то выбрать тип “справочник”
_images/catalogs_11.png
  1. развернуть вкладку “Из справочника”, кликнув по ее названию.
_images/catalogs_12.png

Создание новых справочников

Над списком всех существующих в системе справочников, справа расположены две иконки: “лупа” для поиска по справочникам и “карандаш” — для создания новых справочников.

При нажатии на иконку с карандашом появляется текстовое поле для ввода названия нового справочника.

_images/catalogs_13.png

После ввода названия, нужно нажать кнопку “Enter” на клавиатуре или иконку с плюсиком в правом конце текстового поля.

_images/catalogs_14.png

Справочник добавится в список всех существующих в системе справочников.

Создание справочников с одинаковыми названиями невозможно (если в системе существует справочник “Магазины”, создать еще один с таким же названием нельзя).

Для скрытия строки добавления новых справочников (перехода к режиму выбора справочников) нужно повторно нажать на иконку с карандашом.

_images/catalogs_15.png

Для добавления элементов в справочник необходимо создать показатель, берущий из него значения, а дальнейшая настройка описана в разделе Редактирование элементов существующих в системе справочников.

Изменение названия справочника

Для изменения названия существующего справочника нужно, после нажатия на иконку создания нового справочника (с карандашом), нажать на иконку редактирования конкретного справочника — в правом конце строки с его названием.

_images/catalogs_16.png

Появится текстовое поле с текущим названием справочника, где его можно изменить. После изменения названия нужно нажать на кнопку “Enter” на клавиатуре, либо на иконку с галочкой в правом конце строки (тогда сохранится новое название и скроется строка редактирования справочника).

_images/catalogs_17.png

Если менять название выбранного для редактирования справочника не нужно, необходимо просто нажать на иконку с галочкой.

Создание справочников с одинаковыми названиями невозможно.

Удаление справочника

В режиме редактирования конкретного справочника в правом конце строки с его названием кроме иконки-галочки, утверждающей внесенные изменения, появится иконка с мусорным ведром. По нажатию на нее выбранный справочник удаляется.

_images/catalogs_18.png

Это действие не требует подтверждения, однако, удалить справочник, для которого в системе существуют значения, или показатель, берущий из него свои значения, используется в каком-либо отчете, невозможно.

_images/catalogs_19.png

Реестр по справочнику

Реестр показывает совокупность записей, в которых есть данные в выбранных полях. Реестр по справочнику, соответственно, покажет только те записи, которые есть в этом справочнике.

Для того, чтобы построить реестр по справочнику, нужно в конструкторе реестра перейти к параметрам реестра.

_images/catalogs_28.png

В параметрах выбрать пункт “из справочника” и указать, из какого справочника строить реестр.

_images/catalogs_22.png

Указанный справочник отобразится в контейнере для внешних фильтров. В этом случае, в реестр будут попадать только элементы из справочника.

_images/catalogs_23.png

Например, если построить реестр с показателем “Название” из справочника “Товары”, то реестр будет содержать названия всех товаров из этого справочника.

_images/catalogs_24.png

Для добавления новых признаков в справочник нужно добавить в реестре по справочнику новый столбец и внести в него значения. Поскольку у нового столбца сначала не будет значений, нужно проставить галочку “может быть пустым” в настройках этого столбца.

_images/catalogs_25.png

Для того, чтобы внести значения в новый признак в этом справочнике, нужно разрешить редактирование реестра, сохранить его и перейти в режим просмотра/редактирования. Подробнее о редактировании реестров см. в разделе Режим просмотра/редактирования реестра

_images/catalogs_26.png

Также в выбранный справочник можно добавить новый элемент. Для этого необходимо разрешить редактирование реестра по справочнику, сохранить его и добавить новую строку в режиме просмотра/редактирования. Подробнее о редактировании реестров см. в разделе Режим просмотра/редактирования реестра

_images/catalogs_27.png

Просмотр справочника

Для того чтобы просмотреть состав полей справочника, а также все имеющиеся в нем элементы, нужно перейти в пункт меню “Обзор” и найти нужный справочник в разделе “Справочники”

_images/catalogs_35.png

По клику на название справочника откроется просмотр этого справочника.

_images/catalogs_36.png

Это запрос, показывающий все поля, в которых есть данные у этого справочника. Поэтому если перейти от режима просмотра к конструктору, то будет показан несохраненный реестр.

_images/catalogs_37.png

При сохранении реестра состав заголовков этого реестра фиксируется. Если в справочнике изменится состав полей, то сохраненный реестр будет показывать лишь часть из них.

_images/catalogs_38.png

Можно сохранить сколь угодно много реестров по справочнику с разными полями, но при переходе из “Обзора” всегда будет показываться полный набор полей и всех имеющихся данных справочника.

Пусть, например, справочник контактов содержит поля “Название”, “Телефон”, “Адрес”, “День рождения”, “Стоимость доставки”.

При этом для работы с поставщиками может использоваться реестр по этому справочнику, содержащий только поля кроме “День рождения”, а для заказчиков - другой реестр, содержащий все поля, кроме “Стоимость доставки”. А при переходе к справочнику из Обзора будут показаны все его поля.

Древовидные справочники

Древовидный справочник — это справочник с иерархической структурой. Для каждого элемента такого справочника (кроме корневых) должен быть задан родительский элемент, при этом не должно быть циклов.

Для того чтобы справочник стал древовидным, надо добавить в него столбец, элементы которого будут ссылаться на этот же справочник (на поле Название). Удобнее всего делать это при загрузке данных с помощью коннекторов (см. Загрузка справочников), но можно задать структуру и вручную.

Например, в справочнике административной структуры для района родительским элементом может быть область, а для области — округ.

На картинке ниже показан фрагмент реестра по справочнику административной структуры. Рассмотрим на примере, как сделать этот справочник древовидным.

_images/catalogs_29.png
  1. Сначала нужно создать новый показатель “Родитель”, берущий значения из этого справочника.
_images/catalogs_31.png
  1. Затем поставить “Родителя” аналитическим признаком для показателей, берущих значение из этого справочника.
_images/catalogs_32.png
  1. Теперь можно добавить “Родителя” в заголовки столбцов, не забыв пометить, что родитель “Может быть пустым”, ведь в нем пока еще нет значений.
_images/catalogs_33.png

4. Дальше следует пометить, что реестр можно редактировать, сохранить его и перейти в режим просмотра. Теперь можно проставить родительские значения элементам справочника.

_images/catalogs_30.png
  1. Для того, чтобы убедиться, что справочник действительно стал древовидным, можно обновить страницу (ctrl + f5) и заметить, что теперь при выборе значений показывается иерархическая структура.
_images/catalogs_34.png